TÜRK MEDENİ KANUNU
HÜKÜMLERİNE GÖRE KURULU BULUNAN
DİYARBAKIR TANITMA KÜLTÜR VE YARDIMLAŞMA VAKFI’NIN (DİTAV)
YURT İÇİNDE ŞUBE-TEMSİLCİLİK-İRTİBAT BÜROSU VE BENZERİ ADLARLA
BİRİM AÇMASI, BUNLARIN ÇALIŞMASI, DENETLENMESİ VE KAPATILMASI
İLE İLGİLİ YÖNETMELİK
1.BÖLÜM
AMAÇ,KAPSAM,DAYANAK
AMAÇ VE KAPSAM
MADDE 1- Bu yönetmelik Türk Medeni Kanunu hükümlerine göre kurulu bulunan
Diyarbakır Tanıtma Kültür ve Yardımlaşma Vakfı’nın şube, temsilcilik, irtibat bürosu veya benzeri adlarla merkez dışında yurt içinde açacağı şubelerin, çalışması ve kapatılması esaslarını kapsar.
HUKUKİ DAYANAK
MADDE 2- Bu yönetmelik Türk Medeni Kanununun 12 Eylül 1991 tarih ve 20989 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren değişik hükümlerine göre kurulan vakıflar hakkındaki tüzüğün 11.maddesi ile Diyarbakır Tanıtma Kültür ve Yardımlaşma Vakfı resmi senedinin 15. ve 21. maddeleri uyarınca hazırlanmıştır.
2.BÖLÜM
BİRİMLERİN AÇILIŞI, ADLARI,GÖREV VE YETKİLERİ
ŞUBELERİN AÇILIŞI
MADDE 3- Vakfın şube açabilmesi, ön girişimlerin ve yapılan etkinliklerin Vakıf Senedindeki amaca uygunluğunun Yönetim Kurulunun kararı ile Vakıflar Genel Müdürlüğünün iznine bağlıdır.
MADDE 4- Vakıf Şubesinin açılabilmesi için yönetim ve denetim birimlerinde görev alacak kişilerin kimlikleri, adresleri, vakıf üyeliğine yasal engel durumlarının bulunmadığını gösteren belgenin Vakıf Genel Merkezine gönderilmesi gerekir.
MADDE 5- Vakıflar Genel Müdürlüğü’ne şube açılışı için yapılacak müracaatlarda;
a) Genel Merkez Yönetim Kurulunun şube açma kararı,
b) Şubede görev alacak şahısların ikişer nüsha;
· Nüfus cüzdanları sureti ve vesikalık fotoğraf,
· İkametgâh belgesi.
c) Savcılıktan alınmış sabıka kaydı, müracaat dilekçesine eklenir.
MADDE 6- Vakıflar Genel Müdürlüğünce izin verilmeden şube faaliyette bulunamaz. İzinsiz faaliyette bulunan şubenin işlemleri geçersizdir.
ŞUBELERİN ADI:
MADDE 7- Vakıf şubeleri her türlü işlerinde vakfın isminin sonuna bulundukları il veya ilçenin ismi ile şube ifadesini eklemek suretiyle kullanırlar.
ÖRNEK: DİYARBAKIR TANITMA KÜLTÜR VE YARDIMLAŞMA VAKFI……………ŞUBESİ
HABERLEŞME
MADDE 8- Şubeler, Vakıf Genel Merkeziyle doğrudan, Vakıflar Genel Müdürlüğü ve diğer makamlarla Vakıf Genel Merkezi aracılığıyla yazışma yaparlar. Şube yazılarını Şube Yönetim Kurulu Başkanı veya görevlendireceği başkan yardımcısı veya şube sekreteri imzalar.
ŞUBELERLE İLGİLİ GENEL HÜKÜMLER
MADDE 9- Şubeler, bulundukları yerde vakfı temsil ederler.
a) Şube Yönetim Kurulu en az 7, en çok 11 kişiden oluşur. Ayrıca aynı sayıda yedek üye belirlenir.
b) Şubeyi Yönetim Kurulu yönetir.
c) Şube Yönetim Kurulu gizli oyla bulunduğu ildeki vakıf üyeleri arasından seçilir.
d) Şube Yönetim Kurulu seçim sonrası ilk toplantıda kendi aralarından gizli oyla bir başkan, bir başkan yardımcısı, bir sekreter ve bir muhasip üye seçer.
Şube Yönetim Kurulu Genel Merkez Yönetim Kurulu tarafından onaylandıktan sonra resmen görevine başlamış sayılır. Yönetim Kurulunun görev süresi 2 yıldır. İstifa, nakil ve ölüm hallerinin dışında Şube Yönetim Kurulu üyelerinin görevleri devam eder.
Şube Yönetim Kurulunun çalışmaması veya üyelerden birinin veya bir kaçının yönetim çalışmalarını aksatması halinde, Genel Yönetim Kurulu veya Genel Yönetim Kurulu’nun görevlendireceği 3 kişilik bir kurulun vereceği rapor doğrultusunda veya Şube Yönetim Kurulu başkanının teklifi üzerine Vakıf Genel Merkez Yönetim Kurulunca bu kişilerin,Başkanın veya kurulunun tamamının görevden alınmasına karar verilebilir.
Şube Yönetim Kurulunun toptan istifası veya görevden alınması halinde veya yeni Şube Yönetim Kurulunun teşkili imkânı bulunamaması durumunda, Genel Merkez Yönetim Kurulunca geçici şube Yönetim Kurulu oluşturulur. En geç altı ay içerisinde vakıf senedi hükümleri çerçevesinde Şube Yönetim Kurulu teşkil edilir.
Şube Yönetim Kurulları Üye sayısının çoğunluğu ile toplanır. Gündemindeki konuları görüşerek karara bağlar. Karar; üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır. Oylarda eşitlik halinde başkanın oyu sonucu belirler.
Şube Yönetim Kurulu tarafından alınan kararlar, noterden tasdikli karar defterine yazılır ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Şube Yönetim Kurulu üyesi olup,
üst üste 3 toplantıya ve 1 yıl içinde toplam 6 toplantıya mazeretsiz olarak katılmayan üyenin üyeliği düşer.
Şube Yönetim Kurulu her yılın Kasım ayının son günü Vakıf Genel Merkezinin elinde olacak şekilde bir sonraki yılın tahmini bütçesini Genel Merkeze gönderir.
Vakfın Resmi Senedinde belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere; Vakıf Resmi Senedi,Yönetmelikleri,Yönergeleri ve Genelgeleri doğrultusunda faaliyette bulunur.
Vakfın Resmi Senedi,Yönetmelikleri,Yönergeleri ve Genelgeleri, dosyada muhafaza edilerek istenildiği takdirde Vakıflar Genel Müdürlüğü Müfettişlerine ibraz edilir.
Şube Yönetim Kurulunun Başkan ve Üyeleri, Diyarbakır Tanıtma Kültür ve Yardımlaşma Vakfı Resmi Senedi ve Yönetmelikleri hükümleri ile çalışma Yönergeleri, yürürlükteki yasa ve tüzüklere uymak, basiretli bir idareci gibi davranmak zorundadırlar.
Şubelerin ayrı bir tüzel kişiliği yoktur. Faaliyetlerini Vakıf Genel Merkezi adına yürütürler. Şubelerin bütün mal varlıkları Diyarbakır Tanıtma,Kültür ve Yardımlaşma Vakfı Genel Merkezine aittir.
Şubeler, Genel Merkezin izni olmaksızın kendi başlarına bağış veya satın alma yolu ile gayri menkul edinemezler.Vakfın taşınmazları üzerinde Genel Merkezden yetki almaksızın tasarrufta bulunamazlar. Şubelerin vakıf taşınmazları üzerinde tasarrufları Genel Merkezden alacakları yetki ile sınırlıdır.
3. BÖLÜM
ŞUBELERİN GÖREV,YETKİ VE SORUMLUKLARI
GÖREV-YETKİ VE SÜRESİ
MADDE 10- Şube Yetkilileri,
a) Yönetim Kurulları şubenin Vakıf Senedine ve Yönetmeliğine uygun her türlü faaliyetleri düzenler,karar verir ve yürütürler.
b) Şube, hesaplarında bulunan paraları Diyarbakır Tanıtma, Kültür ve Yardımlaşma Vakfı Genel Merkezince verilen yetki sınırları içinde kalmak kaydıyla, Vakfın Resmi Senedi ve bu yönetmelik esaslarına uygun şekilde harcarlar (Şartlı bağışlar mutlaka şartlarına uygun şekilde yapılır).
c) Vakıf emlaki üzerinde, Genel Merkezce verilen yetki sınırları içinde tasarruf edilir. Bunların inşa edilmesi, değerlendirilmesi, kiraya verilmesi, onarım ve bakımı ile ilgili işleri yürütürler.
d) Şubeye yapılan aynî ve nakdî bağışları sağlamak için her türlü çalışmaları yaparlar. (Yurtdışında nakdi bağış sağlama faaliyetleri ancak Vakıf Genel Merkezi ve Vakıflar Genel Müdürlüğünün izni ile yapılabilir.)
e) Satın alınması veya bağış kabulü, Vakıf Genel Merkezince teklif edilecek taşınmazlarla ilgili işlemlerin ön hazırlıkları şubece yapılır. Bu işlem Vakıf Genel Merkezinden alınacak yetkiye göre sonuçlandırılır. Şubede görevlendirilecek (DİTAV) personelini, bu personele ödenecek ücretin tespitini ve personelin çalışmaları ile ilgili esasları vb. işlemleri, Vakıf Genel Merkezince hazırlanan esaslara göre düzenlerler.
f) Gerek kadrolu,gerekse geçici olarak çalıştırılacak şube personelinin her türlü sözleşme, işe giriş, ücret ve ücrete ait yasal kesintiler (vergi,SSK primi gibi), işten ayrılış işlemlerini ilgili yasa ve Vakıf Genel Merkezince tespit edilecek esaslara göre düzenlerler.
ŞUBELERDE DEVİR VE TESLİM İŞLEMLERİ
MADDE 11- Şube yönetim kurulları, şubeye ait para,çek karnesi,banka hesap cüzdanı, muhasebe defter ve kayıtları, karar defteri, dosya, makbuz vs. gibi tüm evrak ve eşyayı yetkili kılınanlara teslim etmeden görevden ayrılamazlar.
Devir teslim tutanakları 4 (dört) nüsha olarak düzenlenir. Tutanağın aslı Vakfın Genel Merkezine gönderilir. Bir nüsha şube dosyasında saklanır, diğer iki nüsha ise devreden ve devralanda kalır.
4.BÖLÜM
ŞUBE ÇALIŞMALARI İLE İLGİLİ ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER
HARCAMALARDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
MADDE 12- Şube Yönetim Kurulu kararı olmaksızın şube hesabından hiçbir harcama yapılamaz, yardımda bulunulamaz. Harcamalar şubeyi temsilen çift imza ile olur.
Ödeme yapılırken mahsup fişine, o dönemle ilgili Şube Yönetim Kurulu kararının tarih ve sayısı yazılır. Bütün harcamalar 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen (fatura, perakende satış fişi, gider pusulası, müstahsil makbuzu, bordro gibi ) belgelerle yapılır.
Şubelerin harcama yetkilerinin sınırı, her yıl Genel Merkezce tespit edilerek şubelere bildirilir. Şubelerin bu sınırı aşan harcamaları için önceden Genel Merkezden yetki alması şarttır. Aksi takdirde, yetkisiz harcama yapanlar hakkında Genel Merkezce soruşturma açtırılır. Soruşturma sonucuna göre ilgililer hakkında yasal işlem yapılır.
ŞUBELERDE MUHASEBE İŞLEMLERİ
MADDE 13- Şubelerin mali işlemleri Genel Merkez muhasebe servisince muhasebeleştirilir.
Şubeler bünyelerinde, kasa defteri ile beraber tüm tediye ve tahsilatları gösteren ve iki nüsha tanzim edilen kasa föylerini tutarlar. Her ayın sonu itibariyle kasa föylerinin birinci nüshaları ve ekleri belgelerin asıllarını muhasebeleştirilmek üzere, en geç ertesi ayın 10’una kadar Genel Merkeze gönderirler.
Şubeler yapmış oldukları tahsilatları, Genel Merkezce açılan banka şubelerinde takip ederler. Şubelerin nakit ihtiyaçları da her ay yapılan istek doğrultusunda Genel Merkezce karşılanır.
ŞUBELERİN HESAPLARI VE HARCAMA ŞEKİLLERİ
MADDE 14- Vakıf şube paraları, Genel Merkezce açtırılan Devlet Bankalarında veya Vakıf Bank şubelerinde muhafaza edilir. Vadesiz hesaplarda para tutulmayacaktır. Paralar vadeli hesaplarda veya repo olarak değerlendirilecektir.
Bankalardan aylık ve yıl sonu ekstireleri alınacak ve bu ekstireler dosyada muhafaza edilecektir. Şubeler kasalarında ihtiyaçları doğrultusunda Genel Merkezce tesbit edilecek limitler dahilinde para bulundururlar.
SATINALMALAR
MADDE 15- Şubeler, Genel Merkez Yönetim Kurulunun her yıl belirleyeceği parasal limiti aşmamak koşuluyla, her türlü hizmet ve malzemelerin satın alınmasında; önce piyasa araştırması yaparlar ve yazılı teklifler alırlar. Daha sonra bu teklifler değerlendirilerek, gerekli görülüyorsa teklif sahiplerinden uygun görülenlerle pazarlık yaparlar. Neticede alımı kararlaştırılan mal ve hizmet satın alınır.
ŞUBELERDE KULLANILACAK MAKBUZLAR
MADDE 16-
a)Şubeler her türlü makbuzu ve basılı evrakı Genel Merkeze hitaben yazılmış bir ihtiyaç yazısı veya bir kurye ile isterler. Genel Merkezce gönderilen makbuzla, makbuz kayıt defterine kayıt edilir. Şubenin makbuz zimmeti bu defterden kontrol edilir.
b) Şubeler makbuz bastıramaz. Her çeşit bağış için Vakıflar Genel Müdürlüğünce belirlenen makbuz kesilir, bağış yapana makbuzun aslı verilir. Kullanılan makbuzlar dolduğunda makbuz dip koçanları bir tutanağa eklenerek, tutanakta makbuzun başlangıç ve bitiş sıra no ları ve makbuzlar, alınan para tutarı belirtilmek suretiyle Genel Merkeze gönderilir.
AYNÎ BAĞIŞLARIN KABULÜ
MADDE 17- Her türlü aynî bağış, vakfın bağış makbuzu karşılığı kabul edilir. Bunlardan demirbaş niteliğinde olanlar Demirbaş Eşya Defterine yazılır.
HESAP DÖNEMİ
MADDE 18- Vakıflar muhasebesinde, hesap dönemi her yılın Ocak ayının ilk günü başlar. Aralık ayının son günü biter. Diğer bir ifadeyle şubelerin hesap dönemi bir takvim yılıdır.
5.BÖLÜM
DENETİM
DENETİM
MADDE 19- Diyarbakır Tanıtma Kültür ve Yardımlaşma Vakfı (DİTAV) şubeleri, irtibat büroları ve temsilcilikleri Vakıflar Genel Müdürlüğü ve Genel Merkezin teftiş ve denetimine tabidir.
TEFTİŞ VE DENETİM SONUÇLARI
MADDE 20- Teftiş ve denetleme sonuçları, Genel Merkezce şubelerimize gönderilerek tespit edilen aksaklıkların giderilmesi istenir. Şubeler, görülen aksaklıkları süratle gidermek ve sonucu Genel Merkeze bildirmekle yükümlüdür.
GÖREVLERİNDE KUSURLU GÖRÜLENLER
MADDE 21- Yapılan teftiş ve denetim sonucunda kusurlu görülen şube Yönetim Kurulu Başkan ve Üyeleri ile şube memurlarının, yolsuzlukları tespit edildiği takdirde sorumlular hakkında cezai, hukuki ve mali kovuşturma yapılması için gerekli yasal başvurular yapılır ve görevden uzaklaştırılır.
ŞUBELERİN GEÇİCİ FAALİYETDEN ALIKONULMASI VE KAPATILMASI
MADDE - 22-
a) Vakıflar Genel Müdürlüğü müfettişlerince veya Genel Merkezce görevlendirilen kişiler tarafından yapılan teftiş ve denetlemelerde iki yıl üst üste yetersiz görülen veya faaliyetlerinde vakıf senedine, mevzuata aykırı usulsüz işlemleri tespit edilen şubeler ile Teftiş ve denetim sonucu, tenkide alınan sonuçları yerine getirmeyen ve bir teftiş dönemi sonrasında da devam ettiren şubeler kapatılır.
b) Şubeler, Vakıflar Genel Müdürlüğü ile doğrudan yazışma yapamazlar, buna uymayan ilgililer görevden alınır veya şube kapatılır.
Kapatılan şubelere ait evrak Vakıf Genel Merkezince teslim alınır. Ayrıca, şube sorumluları hakkında tespit edilen duruma göre yasal soruşturma için Vakıflar Genel Müdürlüğüne gerekli duyuru yapılır.
Geçici olarak kapatılan şubelerin yeniden açılması için kapatma tarihinden itibaren en az bir yıl geçmesi gerekir. Şubelerin yeniden açılması Vakıflar Genel Müdürlüğünün izni ile olur.
VAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ÖDENECEK KATILMA PAYI
MADDE 23- Bir vakfa bağlı şubelerin her birinde safi gelirlerin % 5’i teftiş ve denetleme masraflarına katılma payı olarak Vakıflar Genel Müdürlüğüne ödenir.
MADDE 24- Bu yönetmelikte karşılığı olmayan konular; Vakıf Senedi, Vakıflar Kanunu ve Tüzüğü, Türk Medeni Kanunu ile ilgili sair mevzuata göre çözümlenir.
MADDE 25- Bu yönetmeliği Genel Yönetim Kurulu uygular.
